3 поради як ефективно проводити наради та збори?

Щоденні наради та збори віднімають багато часу. 20-хвилинна зустріч може здатися лише невеликою частиною робочого дня, проте, згідно останніх даних Clearitwaste, середній менеджер витрачає в цілому 662 дні, або, майже, два повних року протягом життя, приймаючі участь у корпоративних мітингах та стендапах.

Ця статистика може здатися шокуючою, проте окремі дані з Bayfields припускають, що фахівці вже деякий час борються з таким об’ємом зустрічей. Фактично, більшість респондентів дослідження визнали, що велика кількість дзвінків це «витрачений марно» робочий час.

В цілому, з моменту початку карантину на одного співробітника було витрачено 56 непродуктивних робочих годин. Спробуйте помножити цю цифру на чисельність фахівців вашої компанії та середню вартість однієї години. Безумовно такі витрати критично впливають на прибуток та ефективність будь-якої організації.

Так само кількість годин, проведених у “включеному стані”, впливають на здоров’я співробітників. Більше половини респондентів відчували такі симптоми, як безсоння, головний біль, напруга очей, занепокоєння або поганий настрій через велику кількість відеодзвінків в період ізоляції.

Під час пандемії обсяг дзвінків виріс на 120% в порівнянні з тим, що було до карантинного періоду. Третина опитаних відповіли, що більшість нарад можна було закінчити раніше, а іноді і вирішити робочі питання по телефону або електронній пошті.

Отже, аби знизити ризик емоційного вигорання співробітників, компаніям необхідно запровадити культуру внутрішньої комунікації та стандарти віртуальних зустрічей:

1. Опануйте технології

Один з найбільш важливих етапів підготовки будь-якої цифрової зустрічі – зрозуміти, як вона буде проходити. Менеджери витрачають величезну кількість часу на те, щоб вирішити, як продемонструвати презентацію, або на те, як додати колег на збори. Перш ніж приступити до розмови, переконайтеся, що ви точно зрозуміли, як використовувати технології і не змушуйте людей чекати вас.

2. Поставте мету

Ще одна причина витрат часу – з’ясування мети зустрічі. Що ви чекаєте від наради? Хто повинен брати участь в розмові? Які проблемні питання обговорюються? Хто модератор? Це те, про що слід заздалегідь домовитися в короткому і чіткому електронному листі до того, як почнеться нарада.

3. Залучайте людей усвідомлено

Немає нічого більш дратівливого, ніж запрошення на зустріч, в якій співробітник не розуміє свою місію. Якщо ви, як модератор, запросили когось на телеконференцію, переконайтеся, що зможете приділити час кожному учаснику, щоб він/вона могли внести свій вклад, бути корисними і відчувати, що їх запросили усвідомленно.

Пандемія продовжується, тому формат віддаленої роботи ще буде довгою практикою в корпоративному світі. А ефективне проведення нарад та зборів зменшить витрати часу, підвищить якість комунікацій та рівень залученості персоналу.

Поділитися